Desde 2017, nuestra Entidad ha estado utilizando la herramienta de gestión de proyectos Clarizen One, de la compañía Planview. Han sido muchos años en los que la herramienta ha ido evolucionando hasta adaptarse completamente a los procesos actuales de la entidad.
En el 2023, la compañía ha apostado por un cambio de herramienta, orientándose hacia un paradigma más abierto y accesible en la gestión de sus proyectos. Tras analizar varias herramientas que utilizan las empresas relacionadas con IT y otras administraciones, se decidió optar por la herramienta Jira de la empresa Atlassian. Algunas de las principales razones de esta migración fueron las posibilidades de colaboración entre áreas que ofrece la herramienta, así como la orientación hacia diversos tipos de gestión de proyectos. Además, se veía necesaria la introducción de metodologías ágiles según la tipología de cada proyecto, pudiendo convivir con la metodología clásica.
Durante 2023 y comienzos de 2024, se ha estado trabajando para adaptar la nueva herramienta Jira Software a los procedimientos actuales de AST, dando cabida a todo tipo de proyectos de las diferentes áreas. La solución implementada consta de los productos de Atlassian Jira Software y Confluence, además de varias aplicaciones que complementan a la herramienta como son: BigPicture, ScriptRunner, Tempo, Smart Checklist, Time To SLA, entre otras.
Con esta nueva herramienta, se enlazan todos los flujos de la compañía. Consta de los siguientes cuatro grandes proyectos:
- Informes de viabilidad: donde se pueden crear informes y registrar todo el flujo del mismo, validando la solicitud, asignando recursos, firmando, etc.
- Base de datos de clientes: contiene toda la estructura del gobierno de Aragón con sus departamentos, direcciones generales y servicios. Dentro se registran los contactos asociados a cada nivel. Este proyecto servirá para enlazar en los demás proyectos a los recursos y áreas.
- Gestión de demanda y contratos: se permite crear demandas de todos los tipos, como Encargo, Petición de servicio, Colaboración, Tarea, etc. Se puede gestionar todo el flujo de una demanda, realizando la definición de alcance, aprobación de cliente, ejecución, hasta su cierre. De una demanda, derivarán uno o más contratos. Se podrán gestionar contratos de todo tipo, tanto los que van por licitación como los que van por contrato derivado con algún lote, hasta el cierre de su contratación.
- Gestión de Proyectos: se pueden crear proyectos y gestionar todo su flujo de trabajo, en el cual participarán los proveedores para generar la planificación y actualizar los avances del proyecto.
Todos estos proyectos están relacionados entre sí y permiten mantener un histórico de todos los cambios que se hacen en los mismos. Permiten ver los flujos a través de boards o tableros de información, hacer consultas, obtener informes, etc.
Desde el pasado marzo ya funcionamos en JIRA y aunque al principio cueste hacernos a la herramienta y localizar nuestro trabajo, estamos seguros que a medio/ largo plazo el trabajo será más dinámico y sencillo.
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