La organización avanza mediante la realización de proyectos como elementos que afianzan lo que ofrecemos a nuestros clientes. En Aragonesa de Servicios Telemáticos existen diferentes áreas técnicas: telecomunicaciones, tecnología y sistemas, puesto de usuario... y en los proyectos que gestionamos pueden participar más de una de ellas.
La Oficina de Proyectos de AST se creó en 2015 con las siguientes funciones:
- Centralizar, coordinar y supervisar la gestión de proyectos.
- Mejorar la práctica y los resultados de la gestión de proyectos.
- Enfocar la planificación de los proyectos y el ciclo de vida de su ejecución en función de los compromisos adquiridos y la consecución de los mismos.
- Ser el punto de información precisa y veraz del estado de los proyectos en la entidad.
- Ofrecer soporte a los gestores de proyecto para la consecución de los objetivos de sus proyectos determinando metodologías de trabajo, mitigando los riesgos y formando.
Pero… ¿Cómo?
- Estandarizando los procedimientos, buenas prácticas y herramientas para la gestión de los proyectos.
- Alineando los proyectos con la visión estratégica de la organización.
- Mejorando la estimación y cumplimientos de los tiempos de los proyectos.
- Mejorando los niveles de calidad de las entregas de los proyectos.
- Dando visibilidad de los proyectos de la organización.
- Dando confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del proyecto y dentro de la organización mediante el control y monitorización constante.
- Optimizando los niveles de comunicación entre proyectos y entre las áreas de la entidad intervinientes en los mismos.
- Racionalizando/facilitando el uso de recursos, identificando la capacidad de absorción de proyectos de la entidad.
- Facilitando un mayor control de los riesgos de los proyectos.
¿CUÁL ES EL FIN QUE BUSCAMOS CON LA OFICINA DE PROYECTOS?
ÉXITO EN LOS PROYECTOS
- Con el alcance y la calidad correcta …
- En el tiempo requerido …
- Dentro del presupuesto acordado …
- Y…con la satisfacción de nuestros clientes.
Pero para el éxito de la estrategia de la organización, no sólo es necesario velar por lo anterior, sino que debemos:
- Planificar los proyectos inteligentemente para que contribuyan al cumplimiento de los objetivos.
- Asignar los recursos óptimos a cada proyecto en función de su calificación.
- Mostrar atención a detalles tales como competencia, innovación o coste-beneficio.
- Reajustar los parámetros que definen un proyecto durante su ciclo de vida.
Como OFICINA DE PROYECTOS queremos:
- Proyectos bien seleccionados
- Proyectos que finalicen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad correcta
- Tener en cuenta a las personas y a los clientes a la hora de gestionarlos
Algunos datos de actividad de la Oficina de proyectos de AST
El siguiente gráfico muestra el número de proyectos con actividad por anualidad:
Cada uno de los proyectos que se dan de alta se clasifica acorde a una tabla de categorías. Aragonesa de Servicios Telemáticos realiza proyectos de diversas tipologías tanto en la línea de telecomunicaciones como de sistemas informáticos y aplicaciones. Teniendo en cuenta que algunos proyectos se han clasificado en más de una tipología, la distribución de los proyectos de 2018 sobre los que se ha trabajado es la siguiente:
De todos los proyectos abiertos, durante el año 2018 se han completado/cerrado en el mismo año un total de 250, habiendo priorizado los que tienen un impacto en quién nos ha encargado la actuación, así como los que son necesarios dentro de la propia organización para mantener y mejorar el nivel de servicio ofrecido a la Administración del Gobierno de Aragón.
Además de gestionar los proyectos derivados de la las solicitudes recibidas durante el ejercicio de 2018, en este ejercicio se han finalizado un total de 113 proyectos arrastrados de ejercicios anteriores, bien por tratarse de encargos plurianuales que finalizaban en 2018 o por no haberse podido cerrar en 2017 por diversos motivos como pueden ser la falta de validación de la entrega por parte de cliente, pequeñas modificaciones acometidas durante las primeras semanas de 2019 o cierre formal del proyecto teniendo en cuenta la documentación, acta de recepción, etc.
EVOLUCIÓN DE LA OFICINA DE PROYECTOS
La Oficina de Proyectos fue creada en 2015, afianzándose a lo largo del tiempo y pasando por las siguientes fases
Fase I: ATERRIZANDO.
Creación y selección de herramientas de trabajo. Implantación de procedimientos y gestión del cambio
La Oficina de Proyectos realizó en 2015 un análisis de mercado de herramientas de gestión de proyectos, hasta elegir la que finalmente se adaptaba a las necesidades de la entidad.
Asimismo, se establecieron los procedimientos para la descripción de roles y responsabilidades en el procedimiento de Gestión de Proyectos de Aragonesa de Servicios Telemáticos, realizándose una formación en la herramienta de gestión de proyectos y realizando seguimiento de su uso
Fase II: CONSOLIDACIÓN
La Oficina de Proyectos está actualmente consolidada en la entidad habiendo adquirido una rutina diaria gracias a la que se ha obtenido una visión global de los proyectos que se gestionan en AST, y que le permite emitir una serie de informes semanales del estado de los proyectos en los que se analizan y proponen acciones en los mismos
Actualmente también se encuentra consolidada la mesa de proyectos, en la que se tratan temas cuya responsabilidad recae en las distintas áreas de la entidad y que es necesario impulsar para el éxito de los proyectos. Se celebra quincenalmente desde 2016, manejando problemas y riesgos en los proyectos de forma conjunta.
La oficina tiene una visión global de los proyectos de la entidad, manejando aspectos de riesgos importantes y proponiendo acciones correctivas.
Otro hito alcanzado en esta fase es el impulso de acciones formativas relacionadas con la gestión de proyectos, ya sea en el día a día o de una forma planificada y gestionada a través del plan de formación de la Entidad.
Por último, mencionar que además de participar de una forma activa en el cierre de proyectos a final de cada anualidad, época en la que se debe impulsar el cierre, certificaciones, facturaciones, etc. de los distintos encargos que recibe la entidad y de los contratos que se pueden derivar de éstos, la Oficina también tiene participación en proyectos críticos con los roles de gestor de contrato y de seguimiento y gestión de los grandes encargos de clientes.